Tämä dokumentti on keskeneräinen ja täydentyy jatkuvasti.

• Aluksi
• Tavoitteet ja suunnittelu
  • Tapahtuman tarkoitus
  • Budjetti
• Toteutus
  • Taustatiedot
  • Ideointi
  • Tiedotus ja viestintä
    • Sisäinen
    • Ulkoinen
• H-hetki
• Jälkihoito
  • Palaute
  • Arviointi

Juhlien, urheilutapahtumien, koulutuspäivien ja kilpailujen järjestäminen on perimmiltään samanlaista. Itse asiassa, taphtuma on projekti, kertaluonteinen ponnistus, jolla on selvä alku ja loppu. Projektejahan voi peräkkäin olla vaikka kuinka monta. Syntymäpäiväkin on joka vuosi :D

Strategiset kysymykset

Tavoitteet ja tarkoitus

Aluksi täytyy tietenkin tietää, mitä on järjestämässä. Joskus järjestetään kilpailuja, joskus juhlia, toisinaan kongresseja. Jokaisella tapahtumalla on oma luonteensa. Vastaamalla kysymyksiin:

1. Mitä?
2. Kenelle?
3. Miksi?

saadaan selville sekä tapahtuman motiivi että kohderyhmä. Usein tapahtuman tilaaja tai se taho, joka haluaa tilaisuuden järjestää, tietääkin jo vastauksen ensimmäiseen kysymykseen. Voi tietenkin olla, että esimerkiksi yrityksen päättäjä tietääkin vain kohderyhmän (esimerkiksi asiakkaat tai työntekijät) ja motiivin (myynnin lisääminen tai hengennostatus), josta on johdettava, tapahtuman luonne (messut tai urheilupäivä). Tässä käsittelen a) tanssi- tai urheilukisoja, b) myöhemmin myös illallistanssiaisia. Nämä mallit ovat sovellettavissa niin häiden kuin koulutustapahtumienkin järjestämiseen.

Tanssikisat

• Mitä: Tanssikisa
• Miksi: Tanssikisan tavoite on
  • Olla (esimerkiksi) Tanssiurheiluliiton kanava valita parhaat kilpailijat edustamaan Suomea ulkomaille
  • Vastata liiton ja kilpaurheilijoiden haluun kilpailla ja osallistua hauskoihin tapahtumiin
  • Tarjota yleisölle sekä nautinnollista katsottavaa että jännitystä
  • Tarjota tiedotusvälineiden kautta yleisölle tuloksia ja tietoa sekä saada lajille näkyvyttä
  • Tarjota mahdollisuuksia järjestävän tahon toimijoille kokeilla erilaisia tehtäviä
• Kenelle: Kilpailijoille, yleisölle, järjestäjille sekä liitolle

Kohderyhmä on se joukko, jota tapahtumalla pyritään puhuttelemaan. Kohderyhmä ja halutut tavoitteet sanelevat paljolti sitä, millainen (tai mikä) tilaisuus järjestetään. Miten tavoitteet on saavutettu voidaan joissain tapauksissa helposti mitata, joskus on tyydyttävä puskaradioon. Tanssikisan Tanssiurheiluliiton asettamat tavoitteet saavutetaan helposti noudattamalla sääntöjä ja järjestämällä kilpailut niin, että paremmuusjärjestys selviää kussakin lajissa. Kilpailijoiden kokemuksen mittaaminen onnistuu vain kyselyllä / kyselemällä, sillä he osallistuvat kisoihin uudelleen joka tapauksessa, olivat kokemukset hyvät tai keskinkertaiset. Yleisön palveleminen on tanssikisoissa vaikempaa - omaiset ja tanssijat kyllä saadaan paikalle, mutta uusien katsojien tavoittaminen on haaste. Vaikein tavoite on järjestäjien kokemuksen pitäminen niin hyvänä, että he ovat valmiita vapaaehtoiseen työhön toistekin. Suosittujen lajien tulosten saaminen lehteen ei ole ongelma, mutta tuntemattomampien lajien kohdalla tiedotusvälineiden huomion saaminen saattaa ylittää organisaatioon liittyvät tavoitteet vaikeudessaan.

Kohderymän tunteminen on avainasia. Kohderyhmän kiinnostuksenkohteet, harrastuneisuus ja tietoiset ja taidostamattomat tarpeet on hyvä opiskella. Lisäksi on syytä miettiä, miten kohderyhmän tavoittaa. Tällä tarkoitetaan markkinointia, mainontaa, yhteystietoja jne. Tavoitteet on hyvä kirjata ylös. Kisassa tavoite voi olla X osanottajaa, Y katsojaa ja tietenkin järjestelyn sujuvuus ja virheettömyys. Kisan tavoite on usein myös näkyyys tiedotusvälineissä; tulosten saaminen sanomalehteen, TV:n saaminen paikalle, toimittajien tekemät haastattelut lehtiin ja radioon tms. Ns. puffaaminen ja pelkkien tulosten toimittaminenkin vaatii jonkin verran tietoa tiedotusvälineiden toiminnasta.

Tapahtuma voi olla asiatapahtuma tai viihdetapahtuma tai niiden yhdistelmä. Kisat edustavat viimeistä vaihtoehtoa. Toteuttamistavan mukaan tapahtumia voidaan ryhmitellä kokonaan itse järjestettyihin, ostettuihin, ketjutettuihin ja kattotapahtumiin. Itse järjestettävässä tapahtumassa kaikesta vastataan oman organisaation voimin. Ostetun tapahtuman tuottaa ulkopuolinen taho, esimerkiksi tapahtumatoimisto. Ketjutetulla tapahtumalla tarkoitetaan ostettujen moduuleiden yhdistämistä ja oman leiman lyömistä tapahtumaan. Kattotapahtumassa taas hyödynnetään valmista teemaa osallistumalla porkalla esimerkiksi Tangomarkkinoille ja pitämällä oma tapahtuma läheisellä mökillä.

Tanssikisa on usein itse järjestetty yhdistelmätapahtuma, jossa on asia- ja viihdepuolensa. Ulkopuolelta ostetaan usein PA- ja valaistuspalvelut, hotellihuoneet ja ehkä kahviopalvelut, muuten kaikki on oman organisaation varassa. Asiatapahtuma kisa on siksi, että siinä noudatetaan sääntöjä, ollaan usein vastuussa liittotasolle tai jopa kansainväliselle liittotasolle. Viihdetapahtuma kyseessä on siksi, että tarkoitus on pitää hauskaa, niin kisaajien kuin yleisönkin. Illalla saattaa olla jopa iltaohjelmaa, eli tanssit. Ketjutettu tapahtuma kisasta tulee, jos seuraavana päivänä ulkopuoliselta taholta on tilattu esimerkiksi tanssileiri.

Vaikkei tämä tanssikisoihin pädekään, on muiden tapahtumien kohdalla kohderyhmää miettiessä syytä pohtia myös sitä, onko tilaisuus avec-tilaisuus vai ei. Varsinkin iltaisin ja viikonloppuisin on kohderyhmä helpompi saada paikalle jos tilaisuus on myös aveceille.

Operatiiviset kysymykset

• Miten tapahtuma järjestetään?
• Millainen tapahtuman ohjelma tai sisältö on?
• Kuka tapahtuman järjestää?

Tapahtuman toteutus, eli miten tapahtuma järjestetään on usein kiinni sekä resursseista ja se on etujen ja haittojen punnitsemisen tulos. Kisat voitaisiin järjestää isomman kattotapahtuman yhteydessä, esimerkiksi Sport- tai Fitness-messuilla. Edut ovat tietenkin näkyvyydessä mutta haitat saattavat liittyä sopimattomaan tilaan, ajankohtaan tms. Oman itsenäisen kisan järjestäminen on rankkaa, eikä sillä saa yhtä pajon näkyvyyttä, mutta etuina ovat omat lipputulot, halutunlaiset järjestelyt ja tilat, aikataulut jne.

Tapahtuman sisältö riippuu tietenkin tavoitteista ja kohderyhmästä. Sisältö on kisojen ollessa kyseessä helppo arvata. Lisäksi kannattaa kuitenkin miettiä kohderyhmästä riippuen muuta, esimerkiksi väliaikaohjelmaa tai leirin ohjelmistoa. Pitäisikö olla musiikkia, puheita, esittävää tai muuta taidetta, jotain konkreettista tai ei-materiaalista kotiin vietävää? Myös lapset, ulkomaalaiset ja muut erityisryhmät on hyvä ottaa huomioon. Tapahtuman sisältöön kuuluvat tietenkin myös välttämättömät oheistoiminnot, kuten ruokailu. Alempana on kisajärjestelytaulukoita, joita voi soveltaa.

Tapahtuman järjestäjä saattaa tulla annettuna, mutta taho voidaan myös palkata, ostaa tai muuten valita.

Projektipäälliköllä on keskeinen rooli tapahtuman onnistumisen kannalta. Hänellä tulee olla tarpeeksi valtaa tapahtumaan liittyvässä päätöksenteossa, jotta organisointi sujuisi juohevasti. Rajat on projektipäällikön ja korkeamman tahon välillä vedettävä selkeästi ja hyvissä ajoin. Projektipäällikkö vastaa suunnittelusta, budjetoinnista, tuotannosta, toteutuksesta ja seurannasta, vaikka harvoin yksin. Hän on silti vastuussa, ja vastuun mukana pitää saada tarpeellinen määrä valtaa, ja vallan takia on kannettava vastuuta. Vastuu tarkoittaa vapaaehtoisen kisaorganisaation kohdalla sitä, että ottaa huomioon myös työmyyrien hyvinvoinnin ja mielipiteet. Projektipäällikön täytyy osata delegoida sekä tehtäviä että mahdollisuuksia päättää annetuista tehtävistä, valtaa ja vastuuta. Jos delegoidaan pelkkää vastuuta, syntyy kitkaa, ja lopulta käy pahimmassa tapauksessa niin, että projektipäällikkö on ainut työläinen.

Vapaaehtoisorganisaatiossa rahalla ja palkalla ei voi motivoida. Työn tekemiseen lähinnä kuluu omaa rahaa, aikaa ja palkaksi saa - toivottavasti - lämmintä kättä. Siksi projektipäälliköksi on varsinkin vapaaehtoisorganisaatiossa, mutta myös muissa organisaatioissa hyvä valita henkilö, joka on varsinaisena organisaattorina hyvä myös henkilöjohtamisen lahjakkuus.

Tapahtumaa ei kuitenkaan järjestä pelkästään projektipäällikkö, vaan iso joukko (tässä tapauksessa) palkattomia työmyyriä. Projektipäällikön ei kannata viivytellä avainhenkilöiden värväämisessä. Kun eri osa-alueille on värvätty vastaavat, siirtyy paine työläisten metsästämiseksi vastaaville ja projektipäällikkö voi rauhassa keskittyä muihin tehtäviinsä. Vastaaviksi on syytä kysellä puskaradiosta sellaisia henkilöitä, jotka tietävät, mitä tekevät. On kuitenkin syytä varmistaa toiminnan jatkuvuus ja tietotaidon pysyminen organisaatiossa pyytämällä noviiseja oppiin. Oli tekijä hierarkiassa millä taholla tahansa, hän tarvitsee arvostusta, valtaa päättää edes joistain asioista, tietoa asioista, joita häneltä odotetaan, organiasaatiosta, tavoitteista, ja hänelle on annettava ne välineet, joita hän tarvitsee tehdäkseen vaaditun työn. Tämä voi olla jonkun toisen työntekijän tuotos, aineellinen tai aineeton, työväline tai vaikkapa ruokaa.

Mahdollisimman varhaisessa vaiheessa on myös hyvä ottaa yhteyttä kaikkiin yhteistyötahoihin; liittoon, PA- ja valoteknikoihin, hotelleihin, leiriohjaajiin, sponsoreihin, kilpailijoihin, työntekijöihin, ja tietenkin tilan vuokraajaan jne. Mitä useampi taho on mukana suunnittelemassa tapahtumaa, sitä enemmän on ideoita ja aikaa käytettävissä.

Yleisiä tapahtumien osa-alueita muiden mainittujen lisäksi

1. Aikataulu
2. Tapahtumapaikka
3. Esiintyjät, sekä omat että ostetut
4. Ilmoittautuminen
5. Tekniikan toimiminen
6. Tarjoilu ja organisaation oma huolto
7. Osallistumismateriaali ja esitysmateriaali
8. Isäntien / emäntien toiminta
9. ym. esimerkiksi paikoitus ja narikat

1. Ajankohta ja aikataulu

Kisat järjestetään yleensä lauantaisin, aamusta tai keskipäivästä alkaen. Muita tapahtumia ajatellen kannattaa miettiä sellaisia kellonaikoja, viikonpäivä ja kuukausia, jotka sopisivat mahdollisimman monelle kohderyhmästä. Juhlapyhät ja valmistujaiset kannattaa ottaa huomioon, samoin talvi-, hiihto-, kesä-, joulu- ja pääsiäislomat. Myös metsästysajat, kylvö- ja kyntöajat, isot työmaat, kulkueet jne. kannattaa tarkistaa ajoissa. Tanssikisojen kohderyhmän muut tapahtumat (tanssileirit, muut kisat) kannattaa tarkistaa vaikkapa Friikin kalenterista.

Swingtanssikisoja varten laadittu aikataulu löytyy alta.

2. Kisapaikan valinta

• tilan sopiminen tapahtumaa järjestävän organisaation imagoon
• onko paikka liian käytetty
• kulkuyhteydet ja paikoitusmahdollisuudet
• tilan koko ja sen sopivuus kyseisen tapahtuman luonteeseen
• somistusmahdollisuudet
• tekniikka ja sen yhteensopivuus
• tarjoilun järjestäminen
• saniteettimahdollisuudet
• luvat
• liikuntaesteisten kulkumahdollisuus

3. Esiintyjät

4. Ilmoittautuminen

5. Tekniikka

6. Tarjoilu

7. Materiaali

8. Työntekijoiden toiminta

9. Narikat, paikoitus, kuljetus, majoitus jne.

Budjetti

Budjetti on jonkun tietyn asian (esim. yrityksen, osaston) toimintaa varten laadittu, mahdollisimman hyvän tuloksen sisältävä ja määrättynä ajanjaksona toteutettavaksi tarkoitettu rahamääräinen toimintasuunnitelma.
Ennen tapahtumaa on siis hyvä tietää millainen rahavirta on saatava, jotta sillä peitetään kulut. Kisoja järjestettäessä useinkaan ei päästä voitolle, vaan niitä järjestetään joko tappiolla tai nollatuloksella, sillä tanssiseurojen velvollisuus on joka tapauksessa järjestää vuorollaan kisoja. Suomalaiset häät eivät ole tuottoisia, vaan ne ovat tietenkin rahallisesti tappiollisia. Joitain kaupallisiakin tilaisuuksia järjestetään tappiolla, sillä niistä odotetaan muota hyötyjä, kuten tilauksia tai tunnettuutta, mutta esimerkiksi konsertti saatetaan järjestää voiton tuottamiseksi.

Aikaisempia vastaavia tapahtumia tutkimalla voi tehdä budjettiarvion. -- Tapahtuman rahoittamisen yksi vaihtoehto on tapahtumasponsorointi. Kun sponsoroinnin hyödyt on tehty halutulle taholle selväksi, sponsorointiin on matala kynnys lähteä mukaan. On helppoa luvata yrityksen logo esimerkiksi isoon mainokseen. Nykyisin tapahtumanjärjestäjät hakevat sponsorin tilalle yhä lisääntyvässä määrin yhteistyökumppaneita, jotka ovat valmiita osallistumaan itse tapahtuman markkinointiin ja osallistumaan muillakin tavoin tapahtuman organisointiin. 95.)--

Toteutus

Taustatiedot

Ideointi

Viestintä

Verkostakin löytyy monia viestintää käsitteleviä dokumentteja, joten tiivistän tähän vain kisaprojektia koskevia ajatuksia.
Viestintää on sisäistä ja ulkoista. Ulkoinen viestintä on kaikkea sitä, mikä suuntautuu organisaation ulkopuolelle: kotisivut, extranet, lehdistötilaisuudet, kokoukset yhteistyötahojen kanssa, tiedotteet, mainonta, käyntikortit, ihmiset itse. Sisäiseen viestintään kuuluvat esimerkiksi organisaation omat palaverit, henkilökohtaiset keskustelut, sisäiset tiedotteet, intranet, sähköpostilistat jne. Kisaprojektissa, kuten kaikessa, kumpikin on äärimmäisen tärkeää. Viestintä ei ole pelkästään tiedottamista. Viestintää on yksi- ja kaksisuuntaista, eli tiedottavaa ja vuorovaikutteista kommunikaatiota. Yksisuuntainen viesti voi olla vaikkapa lehdistötiedote tai tiedottava puhe. Kaksisuuntaista viestintää edustaa vaikkapa palautelomake tai keskustelu. Viestintä voi olla läpinäkyvää tai salamyhkäistä. Kun kyse on vapaaehtoistoiminnasta, on läpinäkyvyys olennaista, sillä tiedonpuutteessa salailu tai kähmintä ovat äkkiä ihmisten mielessä tiedon ollessa valtaa. Tietämättömyys johtaa vain epäluuloon ja huhujen syntyyn. Myös ikävistä asioista kannattaa tiedottaa avoimesti, jolloin kaikki tahot, myös ikävästä tiedottava, voi varautua ajoissa eikä kukaan pääse kulman takaa yllättämään. Viestinnän on myös oltava tasapuolista, samoista syistä kuin edellä. Viestintä ja tiedotus onkin jokaisen työtä, vaikka siihen nimettyjä tahoja organisaatiosta löytyisikin.

Viestinnän suunnittelu ja resursointi

Kisaorganisaatiolle kannattaa kuitenkin valita oma tiedotusvastaava, joka mahdollisesti kokoaa itselleen tarpeellisen tiimin. Tiedottajan kannattaa koordinoida organisaatiolle tiedotussuunnitelma sekä opastaa kaikkia organisaation tasoja sekä tiedotusteknologian (tekniikan tai muun tiedotuskanavan) käyttämisessä että lisätä kaikkien viestintäosaamista vaikkapa tietoiskulla ja webbisivulla.
Alta löytyy kisaorganisaatiolle ominainen työnjakosuunnitelma tiedotusorganisaatiota varten. Kisojen tiedotuskanavat mietitään tehtäessä tiedotussuunnitelmaa.

Tiedotussuunnitelmamalli kisaprojektille (tulossa)

Sisäinen viestintä

(tulossa)

Ulkoinen viestintä

(tulossa)

Projektin / tapahtuman arviointi

(tulossa)

Lähteet

Häyrinen, E. & Vallo, H. 2003. Tapahtuma on tilaisuus: Opas onnistuneen tapahtuman järjestämiseen. Helsinki: Tietosanoma Oy.

Neilimo, K. & Uusi-Rauva, E. 2005. Johdon laskentatoimi. 6. painos. Helsinki: Edita Publishing Oy ja kirjoittajat.

Omat muistiinpanot

Kisaohjeita toimitsijoille

Tule mukaan katsomaan Espoon urheiluhallin tiloja pe 17.10 sekä 18.10 lauantaina Mannen kanssa. Laita spostia viim. perjantaina 17.10 klo 14 mennessä, jos olet kiinostunut/ kumpana päivänä, niin lähdetään porukalla. Selvitämme tilajakoa, kahviota, narikkaa, laitteita, ajo-ohjeita jne.

Tälle sivulle tulevat kaikki kisapäivää koskevat ohjeet, joten kannattaa tarkastella tätä kisojen lähetessä.

Toimitsijoille:

Kisaorganisaatio

Pääsählääjä: Marianne Krause

Kilpailutekniset

Talous

Tulospalveluvastaava

Tekniikkavastaava (AV)

Tiedotusvastaava

Alustava aikataulu 24.2.2001

• 11:00 Kilpailujen avaus ja toimihenkilöiden esittely
• 11:05 Seuraesittely
  • Aboensis Turku
  • Bolero Turku
  • Break Jyväskylä
  • Comets Helsinki
  • Kotkan Hyrrät Kotka
  • Lava`n Svengi Ulvila
  • Sneakers Kaarina
  • Spiral Tampere
  • Swing Team Tampere
  • Marimba Valkeakoski
• 11:15 BW Yleinen D Musiikin kuuntelu
• 11:25 BW Yleinen D Hidas ( Kaksi paria kerralla )
• 11:35 BW Yleinen C Musiikin valinta
• 11:45 BW Yleinen C Hidas
• 12:00 BW Yleinen B Musiikin valinta
• 12:10 BW Yleinen B Hidas
• 12:25 RR Lapsi I D
• 12:35 RR Lapsi II C
• 12:55 Tauko
• 13:25 RR Champion Jalkatekniikka
• 13:35 BW Yleinen D Musiikin kuuntelu
• 13:45 BW Yleinen D Nopea ( Kaksi paria kerralla )
• 13:55 BW Yleinen C Musiikin valinta
• 14:05 BW Yleinen C Nopea
• 14:25 BW Yleinen B Musiikin valinta
• 14:35 BW Yleinen B Nopea
• 14:45 RR Juniori C
• 14:55 RR Champion Akro
• 15:05 Palkintojenjako ja kiitostanssi

INFOKANSIO SM-KISAT

Sisällys:

1. Tehtävät ja tekijät puhelinnumeroineen
2. VIP-lista
3. Kisapaikkahenkilökunnan ja yleisiä puhelinnumeroita (ambulanssi, taksi, HKL jne.)
4. Liput, hinnat
5. Ajo-ohjeet
6. Ilmoittautumiskäytäntö ja hoitamattomat maksut

MUISTILISTA ILMOITTAUTUMISEEN / INFOPISTEESEEN

1. Rakentele info- / ilmoittautumispiste: Opasteen ja teipin haet kokoontumispaikasta.
2. Kokoontumispaikasta saat vaihtorahat, kuoret seuroittain, joissa on kilpailunumeroita, hakaneuloja, kilpailun aikataulu.
3. Jos seuralla on huoltaja, joka hoitaa kaikki oman seuransa kilpailijat hänelle voi antaa koko kuoren kuittia tai rahaa vastaan. Hän hoitaa sitten omat parinsa. Mutta jos parit tulevat yksitellen voi heille antaa oman numeronsa kuoresta, maksua tai kuittia vastaan. Kuoreen, jossa on päällä nimet tai erilliseen listaan merkitään ketkä ovat tulleet ja maksaneet.
4. Laatikossa on myös toimistotarvikkeita, nimilappuja toimitsijoille (kuorineen) ja paragon-kuittivihko. Haluan ne takaisin illalla ja Kuitit kassan mukana!
5. Pöydät ja tuolit voit hakea koulun kahviosalista. Merkitse maalarinteippiin kirjoitetulla tekstillä mistä pöydän/tuolin otit, että joku muukin osaa sen korjata paikoillenen, ellet itse ehdi. Muista palauttaa huonekalut kisojen jälkeen!!!
6. Ensimmäisenä ilmoittautuvat cometslaiset työntekijät ja ensimmäiset kisaajat. Tuomarit tulevat myös aamulla.
7. Työmyyrille annetaan nimilappu rintaan. Kirjoittakaa tarpeeksi isolla ja paksulla, siististi ja selvästi, ellei valmista lappua ole.
8. Tarkista, että merkitset tulokkaan saapuneeksi ja että hänen kännykkänumeronsa löytyy luettelostamme. Jos tarpeellista, anna lisämateriaalia.
9. Karita Ala-Savikota tietää kaiken ilmoittautmneista ja ilmoittautumisista, mutta hän on itse kisaamassa. Häiritse harkiten.
10. Kassaa ei saa jättää vartioimatta. Kassa huolehditaan Juha Rantalalle laskettuna kuitteineen ja ylijääneine lippuineen (jotta osataan laskea, kuinka paljon oli kävijöitä).
11. Toimitsijoiden on tarkoitus lähtiessään palauttaa nimilappunsa muovikuori infoon. Laita laatikko esille!
12. Laita näkyvään paikkaan ( omalle pöydälleen) myös palautelaatikko ja palautelomakepinoja sekä kyniä.
13. Kerää seuran tarvikkeet takaisin laatikkoon: Info-kansiot, kynät.. ja vie a) joko kokoontumispaikkaan tai b) suoraan omistajalle, joka ottaa tavarat hoiteisiinsa.
14. Info-opasteen voit kisojen jälkeen viedä kokoontumispaikkaan , josta Z sen hakee.
15. Löytötavarat voit myös viedä keräilypisteeseen, jonka vartija ottaa löytötavarat hoiviinsa. Kyselijöille voi antaa marianne Krausen numeron (työaikana) VAIN LÖYTÖTAVAROILLE!!
16. Vie käyttämäsi huonekalut takaisin paikoilleen.
17. Siivoa.

MUISTILISTA / PUKKAREIDEN PEILIT, PISTOKKEET, WC- JA KÄSIPAPERIT

• Tavaroidensa lainaajat tuovat johtonsa ja peilinsä viimeistään klo . keräilypisteeseen, joka sijaitsee aulassa.
• Kokoa tarvittavat jatkojohdot ja tarkista, että niihin on merkitty teipillä omistajan nimi ja puhelinnumero. Muista montako johtoa sinulla on ja mihin ne olet sijoittanut. Sama merkitseminen ja muistaminen koskee tietenkin myös mahdollisia lisäpeilejä.
• Varsinkin naisten pukuhuoneessa kaivataan pistokkeita ja peilejä!
• Tarkista kaikkien kylppäreiden ja pukkareiden paperitilanne. Tiedät mistä paperia tarvittaessa saa lisää! Tarkista tilanne aika ajoin.
• Kun kisat ovat ohi (n. klo ) voit hakea tavarat pukkareista ja viedä takaisin kokoontumispaikkaan, josta omistajat hakevat omaisuutensa klo ? mennessä. Ellei noutaja saavu, ottaa keräilypisteen vartija tavarat talteen. Parasta on tietenkin soittaa omistajalle heti.

MUISTILISTA KAHVIOON

• Opasteen ja teipin buffettiin saat keräilypisteestä, joka sijaitsee ?.
• X on printannut hinnaston, joka teipataan vaikkapa seinälle.
• Z tuo
• Y tuo

Eila Koivisto hakee tukusta tarvikkeet ja keittää sadalle hengelle ruoan. Eila koordinoi tarvitsemiensa ja lainaamisensa tavaroiden määrän, tuomisen paikalle jne.

• Kukin kahvioon leiponut ja sämpylöitä täyttänyt tuo antimensa Eilan määrittämään paikkan. Mitä tapahtuu ylijääneille ruuille / juomille?
• Käytössämme ovat seuraavat tilat ja laitteet:...
• Näitä emme saa käyttää: Keittiö
• Varo / muista:...
• Asettele esille...
• Siivoa välil...
• Siivoa lopuksi näin: ...
• Hinnat: (miten ne määräytyvät?)

Otatko Eila kantaa!

MUISTILISTA KOULUN SISÄISTEN OPAISTEDEN LAITTAJILLE

Opasteet voit noutaa perjantaina klo kokoontumispaikasta, joka sijaitsee aulassa.
Laatikkosi sisältää:

• Teippiä, sakset
• Ellei 'Ilmoittautuminen / Info' -opastetta ole kiinnitetty, vie se paikalleen. (Aulaan)
• Ellei 'Kahvio' -opastetta ole kiinnitetty, vie se paikalleen. (Tanssilattian sivuun ulkoseinän viereen)
• Kiinnitä Ruokala -opasteita osoittamaan kouluun.
• Pieniä (A) ilmoittautuminen / Info - ja kahvio -opasteita nuolineen n kpl. Käännä nuoli osoittamaan oikeaan suuntaan.
• A-kokoisia opasteita pukuhuoneisiin ja lämmittelytiloihin n kpl. Käännä nuoli.
• Naiset / Miehet -opasteita n kpl
• Ellei 'Lipunmyynti' -opastetta ole pystytetty, vie se paikalleen.
• Ulkoroihut kpl, tarpeeksi kauas seinistä ja ovista, leveä väylä.
• Purkki natsoille, sijoita jonkin matkaa ovelta
• Tupakannatsat -opaste, säänkestävä, kiinnitä.

MUISTILISTA KAIKILLE TOIMITSIJOILLE

• Pukeudu seuran asuun tai väreihin, mikäli mahdollista. (Esim. punainen, keltainen tai musta t-paita)
• Jos sinulla on kännykkä, ota se mukaan, esim. vyöllesi. Muuta muistettavaa: tanssikengät, eväät, mahdoll. lupaamasi tavarat, prujuja...
• Pysäköintitilaa on niukasti. Jos mahdollista, tule yleisillä.
• Saavu paikalle mieluusti niin aikaisin kuin mahdollista. Seuraa Ohjeita -sivua, jolla ilmoitetaan, milloin saamme avata oven aamulla.
• Tärkeää: Ilmoittaudu infossa, niin tiedämme, että olet saapunut, jos sinua kysytään. Samalla saat nimilapun rintaasi. Tarkista, että kännykkänumerosi löytyy kisapuhelinluettelosta.
• Toimitsijoille on varattu lukittu tila alakerrasta. Avain on vahtimestarilla lasikopissa aulassa. Tilassa voi säilyttää henkilökohtaisia tavaroitaan.
• Lähtiessäsi palauta käyttämäsi tavarat paikoilleen (huonekalut, yksityistavarat, seuran tavarat) eli myös rinnassasi oleva muovikuori palautetaan info-pisteeseen.
• Infosta voit kysellä, onko etsimäsi henkilö saapunut. Infosta voit myös kysyä tavoittelemasi henkilön puhelinnumeroa. Tämä ei toimi, ellei jokainen käy ilmoittautumassa!
• Toimita löytötavarat infoon. Kisojen jälkeen tavarat ovat keräilypisteessä , jonka hoitaja H vie tavarat kotiinsa. Tavaroita voi jälkikäteen tiedustella numerosta .
• Täytä palautelomake, joita saa infosta. Näin edesautat tehtävien selkeytymistä jatkossa!

Kiitos osallistumisestasi!!

SALISSA EI SAA KÄVELLÄ KÄNNYKKÄ PÄÄLLÄ LÄHELLÄ KAIUTTIMIA, edes känny äänettömällä! Purskeet kuuluvat koko saliin.

Tahän tulee on kisapaikan kartta/pohjapiirros.
Kokoontumispaikka on tarkoitettu tavaroille, joilla on virallista tai rahallista arvoa: tuomaripapereille, vaihtorahoille ja lipuille...Pisteessä on cometslainen vartija.
Kokoontumispaikkaan tuodaan opasteet, jatkojohdot ja peilit, jotka sitten Y hakee ja vie tarvittaviin paikkoihin. Tavarat ovat noudettavissa samasta paikasta kisojen jälkeen n. klo k.
Muista kirjoittaa omaisuuteesi nimesi ja (matka)puhelinnumerosi, jotta omaisuutesi löytää takaisin. Tavaroitasi voit tarpeen vaatiessa tiedustella X:ltä, (_) .

Kokoontumispaikka ...
Tiedottajille on varattu paikka MISTÄ?
Juontaja ja sisäänheittäjät saavat kilpailujärjestyksen ja muut tarvitsemansa tiedon sihteereiltä parketilta. Juontaja ottakoon lyijykynän ja helppokäyttöisen ja siistikantisen kansion mukaansa!
Buffet, järkkärit,

MUISTILISTA LÄMMITTELYTILAN DJ:LLE

• Levyt...
• Mankan voit hakea...
• Palauta mankka...mihin, milloin?
• Levyt...

Kisamateriaalia
Cometsin kilpailuissa 1.11.2003

Tähän tulee lista materiaalista, joka on käytettävissä kisoja ennen ja niiden aikana. Jos koet, että sinulla on lisättävää listaan, kerro Mannelle, niin laitetaan.

stinakrause()yahoo com (MSN sama) ICQ: 365073124